Sabemos que em qualquer empresa as rotinas e os processos de gestão financeira são fundamentais para garantir a viabilidade do negócio e gerar lucro. Quando falamos especificamente de agências de viagens, essa área se reveste de importância ainda maior, devido à grande movimentação entre contas a pagar e a receber, aos elevados custos operacionais e à necessidade de acompanhamento antes, durante e após a venda dos serviços.

Em Turismo, não basta seguir algumas regras simples da gestão financeira, como separar as contas da pessoa jurídica das contas pessoais dos sócios, planejar e controlar corretamente as despesas e fazer uma previsão de vendas realista. Quem se aventura nesse mercado sem conhecimento prévio acaba cometendo erros estruturais que podem custar a sobrevivência da empresa.

As margens de lucro por produto, por exemplo, são bastante baixas em uma agência de viagens. É necessário vender muito para que se consiga cobrir as despesas correntes. Essa peculiaridade leva à necessidade de um cuidado extremo com a inadimplência, pois a cada venda não recebida é preciso vender, em média, de 10 a 15 vezes o mesmo produto ou serviço, para cobrir o prejuízo.

Mas a ideia aqui não é desencorajar o novo empresário do setor de Turismo e sim ajudá-lo a minimizar os riscos do seu empreendimento, reunindo algumas dicas que serão fundamentais para dar equilíbrio à operação e garantir que a agência de viagens possa caminhar firme até atingir a maturidade. Vamos lá?

 

Fase pré-operacional

1 – Definir o segmento de atuação:

Antes de abrir a sua agência, você deve definir o segmento em que irá atuar. Nesse mercado existem diversos setores, porém os mais conhecidos são:

• Turismo de lazer
• Turismo corporativo
• Eventos corporativos

Cada um deles tem as suas especificidades, que influenciam no custo de operação, na estrutura, no atendimento e na localização.

2 – Elaborar um orçamento pré-operacional:

Um orçamento pré-operacional bem definido e realista irá contribuir para visualizar melhor o negócio e estabelecer o valor do investimento inicial. Nele serão discriminados todos os custos anteriores à operação efetiva e a previsão de faturamento.

A criação de um plano de contas irá ajudar nesta fase a nortear receitas, pagamentos de impostos, custos operacionais, custos variáveis e lucro líquido da empresa.

É importante mensurar a mão-de-obra necessária para iniciar a operação, dentre consultores de viagem, funcionários administrativos, financeiros, de suporte tecnológico e de manutenção. Preveja também o capital de giro inicial, que deverá ser separado para custear a agência até que ela comece a gerar caixa e possa suprir as despesas mensais.

Assinar um sistema de BackOffice é altamente recomendado para que se possa automatizar o controle financeiro. Caso não seja possível, ferramentas como o Excel podem ajudar inicialmente.

3 – Criar processos operacionais, administrativos e financeiros

Ainda na etapa pré-operacional, será necessário criar os processos gerenciais da agência, que definirão a forma como cada setor deverá funcionar. Para saber mais sobre a importância desses processos e obter dicas sobre como desenhá-los, leiam nosso artigo Processos gerenciais: porque e como criá-los em sete passos! – AZ GESTÃO (azgestao.com).

 

Início da operação

1 – Controle das vendas

O controle das vendas é parte fundamental do negócio. Ideal seria que todas as agências dispusessem de um sistema que possibilitasse o acompanhamento em tempo real de tudo o que é vendido, com gráficos e insights sobre as metas, produtos mais comercializados, dentre outras análises importantes. Não sendo possível, o empreendedor deve desenvolver um controle independente, mas nunca abrir mão da gestão das vendas.

2 – Controle das margens

Com a informação do volume de vendas de cada produto ou serviço, os gestores podem verificar os que têm maior procura, quais contribuem com a maior margem de lucro, e com esses dados direcionar seu trabalho para incrementar as vendas e adequar margens, potencializando a lucratividade do negócio.

3 – Controle do contas a pagar

Importante lembrar que adimplir os compromissos com a cadeia produtiva do Turismo é fundamental, pois nome sujo no mercado acarreta bloqueio de crédito e de faturamento, impossibilitando que a agência faça novas vendas. É um ciclo que não para, por isso jamais negligencie este controle.

Havendo um sistema de BackOffice, no momento em que o consultor de viagens fizer uma venda, imediatamente será gerada uma obrigação no Contas a Pagar, possibilitando uma correta programação por parte da empresa.

4 – Controle do contas a receber

Outro setor fundamental para a saúde financeira de uma agência de viagens é o controle do que há a receber. A análise do prazo médio de recebimento das vendas e das comissões possibilita a manutenção do fluxo de caixa em dia, não sendo necessário recorrer a crédito para se manter adimplente e garantir uma margem de lucro salutar.

5 – Controle do Fluxo de caixa

Toda empresa deve estar com o seu fluxo de caixa bem controlado para que consiga operar com tranquilidade. O fluxo serve para orientar as decisões e conduzir a empresa para os seus objetivos, dando condições ao empresário de exercer uma gestão mais assertiva.

A palavra-chave, portanto, é CONTROLE! Esteja atento a absolutamente tudo e use todas as ferramentas que possam auxiliar a gestão financeira da sua agência. Ela deve ser minuciosa. Isso é realmente essencial para que se consiga passar pelos primeiros anos, até atingir o ponto de equilíbrio operacional.

O ponto de equilíbrio é o momento em que a quantidade de vendas é suficiente para pagar as despesas da agência e ainda retornar o investimento inicial. Todo empresário deveria ter esse número bem definido, a fim de guiar as suas decisões, seja para reduzir custos, aumentar vendas, buscar parcerias, ou outras iniciativas capazes de garantir a profissionalização e o sucesso do negócio.

---

Aurélio Zorzi é empresário, com experiência de 23 anos na área de Gestão. Graduado em Administração pela Universidade Veiga de Almeida, com MBA em Gestão e Desenvolvimento Empresarial pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Pós-graduando em Gestão Comercial pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).