Algumas empresas só ficam conhecendo suas pendências fiscais quando são autuadas. Geralmente apontamos esse problema como consequência de uma falha contábil, mas podemos prevenir esses imprevistos mantendo um controle contínuo, em nível administrativo, das certidões negativas de débitos, as CNDs.

As certidões asseguram que não haja pendências processuais ou financeiras em nome da empresa, uma vez que comprovam a sua regularidade perante os governos municipal, estadual e federal, bem como junto aos diversos órgãos fiscalizadores, instituições bancárias e de crédito e as diferentes instâncias judiciárias.

Em muitas situações do cotidiano empresarial são exigidas certidões negativas, por exemplo:

• Financiamentos;
• Empréstimos bancários;
• Licitações e concorrências públicas;
• Formalização de parcerias público/privadas;
• Contratação de fornecedores;
• Compra e venda de imóveis;
• Aquisição de uma empresa.

Conhecer a importância das CNDs para uma empresa é essencial, e ajudar os empresários a acompanharem as regularidades dos negócios é uma tarefa que não deve ser negligenciada pelo administrador. Imagine um profissional qualificado, mas que deixa passar uma irregularidade fiscal, muitas vezes de valor irrisório, que leva a empresa a perder uma licitação importante, por exemplo?

Quais são os tipos de CNDs?

Existem diversos tipos de certidões negativas exigidas das empresas, emitidas por diferentes órgãos e através de diferentes processos. As mais populares são:

1. Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União:  a empresa não pode ter débitos com a Secretaria da Receita Federal ou com a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. Ela considera também os débitos referentes ao INSS e sua validade é de 180 dias, podendo ser emitida no site da Receita Federal;
2. Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: comprova que a empresa está em dia com os pagamentos dos impostos estaduais. Quem faz o controle e a emissão do documento é a Secretaria Estadual da Fazenda. Para obter a certidão negativa da empresa, acesse o site do governo do seu estado e faça a solicitação.
3. Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: é semelhante à estadual, mas mostra a inexistência de dívidas tributárias com o município ou inscrição na dívida ativa municipal. Por ser exclusiva de cada município, sua forma de emissão depende de cada localidade.
4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: mostra se uma empresa está ou não inadimplente com algum processo de execução trabalhista. A certidão pode ser obtida em todos os portais da Justiça do Trabalho (Tribunal Superior do Trabalho, Conselho Superior da Justiça do Trabalho e Tribunais Regionais do Trabalho) e sua validade é de 180 dias.
5. Certidão de Regularidade do FGTS: comprova a regularidade com o Fundo de Garantia, mostrando que o empregador está recolhendo o valor do FGTS de seus funcionários mensalmente. Sua validade é de 30 dias após a data de emissão, podendo ser emitida pelo site da Caixa Econômica Federal.

O que fazer em caso de débito?

Em geral, a contabilidade está apta a solucionar eventuais débitos, das mais diferentes naturezas. Se você for um microempreendedor individual e não contar com o suporte de um contador, basta entrar em contato com o órgão perante o qual existe a dívida e verificar as possibilidades existentes para sanar as pendências. Questões trabalhistas podem ensejar o auxílio de um advogado.

Lembrando que existem certidões positivas com efeitos de negativas, ou seja, caso a dívida esteja com a exigibilidade suspensa, com parcelamento em curso, ou tenha ocorrência judicial, será gerado um documento que aponta a existência de débitos, porém comprovando a regularidade do contribuinte.

Conseguir obter todas as certidões negativas de uma empresa significa que a gestão financeira está em dia, que a contabilidade está trabalhando corretamente e que a organização conta com processos internos sólidos, gerando resultados positivos para o negócio.

Fabiana Oliveira é formada em Recursos Humanos pela Universidade Estácio de Sá e Técnica em Contabilidade pelo SENAC. Tem experiência de 18 anos na área Financeira e atualmente é Gestora Administrativa, Financeira e de RH na AZ Gestão e Desenvolvimento Empresarial.