Aprendemos em cursos de Administração de empresas, Gestão empresarial e em MBAs da área que nós gestores devemos sempre buscar cortar custos e melhorar os processos de uma organização. Claro que ninguém discorda de que evitar desperdícios e aprimorar processos são objetivos importantes de um bom gestor, mas você já ouviu falar em Otimização Prematura? Este é um conceito pouco abordado nos ensinos acadêmicos e seu desconhecimento pode levar à armadilha de apertar demais os cintos sem análise prévia suficiente, comprometendo o atendimento ideal às necessidades dos clientes e gerando prejuízos a longo prazo.

O problema mais grave que a Otimização Prematura pode acarretar em uma empresa é justamente o comprometimento da qualidade. Quando os gestores se concentram excessivamente na redução de custos e na otimização da eficiência, podem perder de vista o objetivo principal da empresa, a sua razão de existir, que é atender às necessidades dos clientes e oferecer um produto ou serviço de qualidade. Estruturas e processos muito enxutos podem levar a atrasos no cronograma, desperdiçando tempo e recursos, o que acarreta, ironicamente, um aumento dos custos, que era o que se queria evitar.

Ato contínuo, negligenciar aspectos importantes para a qualidade dos produtos e dos serviços prestados gera insatisfação nos clientes e afeta a imagem da marca, podendo impactar negativamente os resultados da empresa, na medida em que coloca em risco a captação de novos clientes e a retenção dos atuais. Em casos extremos, a Otimização Prematura pode ser responsável até mesmo pelo fracasso completo de um negócio. 

Outro ponto que merece atenção nesse contexto de Otimização Prematura são os investimentos de baixa qualidade. Gestores muito comprometidos com a redução de custos podem tomar decisões de investimento que não são adequadas para a empresa, fazendo com que os recursos sejam direcionados para áreas não prioritárias e acarretando perdas de oportunidades de crescimento e de inovação.

Portanto, ao empreender ou assumir a gestão de um novo negócio, é fundamental entender primeiro o seu funcionamento, as necessidades da empresa e as demandas dos clientes. Somente após essa fase deve-se começar a pensar em otimização e redução de custos, caso seja necessário. A ansiedade pela tomada de decisões e aplicação de rotinas que reprimem custos e processos pode comprometer de forma grave a excelência e os resultados da organização.

Aurélio Zorzi é empresário, com experiência de 23 anos na área de Gestão. Graduado em Administração pela Universidade Veiga de Almeida, com MBA em Gestão e Desenvolvimento Empresarial pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Certificado Black Belt Lean Six Sigma. Pós-graduando em Gestão Comercial pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).